L’importanza del coaching commerciale nel marketing e nelle strategie di posizionamento
L’importanza del coaching commerciale nel marketing e nelle strategie di posizionamento Oggi, se da un
Guida completa all’event management: best practice e errori da evitare
L’evento, inteso come esperienza multidimensionale e strumento narrativo, rappresenta oggi uno degli asset più potenti nella strategia di posizionamento di un brand e questo è ancora più vero soprattutto all’interno di un contesto per il quale si parla più di “esperienza di vendita” rispetto a qualità oggettive del prodotto o del servizio. In un contesto come quello appena descritto, l’organizzazione degli eventi può assumere una valenza strategica per quanto concerne l’edificazione di connessioni autentiche tra brand e target. Un evento è infatti un vero e proprio linguaggio, un codice espressivo attraverso il quale un brand può comunicare il proprio universo valoriale, instaurare un dialogo, in definitiva anche consolidare la propria identità di marca. Ogni dettaglio di un evento concorre a costruire un’esperienza integrata che deve risultare perfettamente allineata alle aspettative del pubblico e agli obiettivi di marketing e comunicazione aziendale.
In tal senso, allora, il ruolo degli organizzatori eventi diventa cruciale, e non si tratta semplicemente di scegliere location, contattare invitati e sponsor, coordinare fornitori e gestire scalette, ma di progettare ecosistemi esperienziali in grado di rispondere a esigenze precise: rafforzare la brand awareness, generare engagement, incentivare la lead generation, fidelizzare il cliente. Un evento ben concepito e strutturato si trasforma in un acceleratore di relazioni che può avere un impatto significativo sulle strategie aziendali. L’event management è allora la disciplina che serve per orchestrare questa complessità, concorrendo a generare valore. Ma quali sono le best practice per un event management di successo e quali invece gli errori più comuni da evitare? Vediamolo nel dettaglio.
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Le fasi chiave dell’event management: dalla concezione alla realizzazione
Bisogna pensare all’event management come ad una disciplina in grado di occuparsi di tutto l’iter che porta come output la perfetta realizzazione dell’evento, quindi interviene sulle fasi di: progettazione, pianificazione, organizzazione vera e propria e gestione di eventi di diversa natura. Tutto con l’obiettivo di creare esperienze coinvolgenti e strategicamente allineate.
Il primo passo è la definizione degli obiettivi, ossia la determinazione degli scopi specifici che l’evento deve raggiungere, ovvero finalità di lead generation, brand positioning, formazione, networking, lancio di prodotto, fundraising, eccetera, eccetera. Una volta stabiliti gli obiettivi, è fondamentale procedere con un’analisi del target, individuando i partecipanti ideali e le specifiche aspettative, i desiderata, le esigenze, i problemi per i quali il brand possa apportare una soluzione o comunque un beneficio. Parallelamente, si entra nella fase più operativa, ovvero la pianificazione logistica e organizzativa e per la quale ogni elemento deve essere programmato con precisione chirurgica: si tratta di scegliere la location, i fornitori, sponsor e partner strategici, l’allestimento degli spazi, la definizione della timeline operativa. Va attentamente valutata e saputa gestire la quota budget, stabilito in modo utile per ottimizzare le risorse senza compromettere la qualità dell’evento. La strategia di comunicazione e quella di promozione giocano un ruolo altrettanto determinante nel successo di un evento. Così campagne social e adv, digital PR, content strategy e attività di marketing promozionale in generale riescono ad innescare il tamtam d’attesa sull’evento e a creare un’aspettativa, massimizzando il numero di partecipanti. Live streaming e gamification possono incentivare le interazioni in tempo reale, durante l’evento stesso, mentre attività di follow-up assumono un’importanza strategica alla fine dell’incontro, così da mantenere vivo il rapporto con i partecipanti e trasformare la loro esperienza in un asset di fidelizzazione a lungo termine. La valutazione dell’impatto dell’evento è infatti fondamentale per misurarne il successo e raccogliere insight utili per future edizioni. KPI come il numero di partecipanti, il sentiment sui social media, il ROI e il tasso di conversione vanno attentamente monitorati.
Errori da evitare nell’event management e best practices
Sicuramente, nell’ambito dell’event management, l’errore più grave che si possa fare è quello di sottovalutare l’importanza di una pianificazione dettagliata: un evento non si improvvisa. Ma anzi è il risultato di un lavoro meticoloso di preparazione e gestione, che vede una chiara timeline precisa, uno studio sul target, e la gestione attenta del budget e delle risorse necessarie.
Un’altra criticità diffusa riguarda la scarsa attenzione alla customer experience. Quando si progetta un evento, la prima riflessione da fare è relativa agli ospiti, ovvero l’evento deve essere progettato pensando alla sua fruibilità da parte dei partecipanti, così da mettere a disposizione la migliore esperienza dell’evento, evitando lunghe attese, problemi logistici, esperienze poco interattive o contenuti non in linea con le aspettative. Gioca a sfavore della riuscita di un evento anche una integrazione poco efficace tra evento e strategia digitale che “scolla” dalla possibilità di riuscita tutta quella fetta di platea virtuale che vive e interagisce molto più online. Infine, uno degli aspetti più critici riguarda la gestione delle criticità in tempo reale, che si traduce spesso in quella capacità di saper rispondere con prontezza agli imprevisti, siano essi problemi tecnici, variazioni meteo, ritardi o situazioni legate alla logistica. C’è da dire poi che molti eventi falliscono non a causa di una cattiva idea, ma per errori di gestione e mancanza di pianificazione. Esempio ne sono le disattenzioni sulla logistica, relative a problemi di trasporto, location inadeguata, gestione scadente degli spazi; oppure in caso di quel famoso “piano B” che permette interventi alternativi, piani di supporto agli imprevisti. Così come un budgeting approssimativo e la mancanza di follow-up post evento.
Un evento ben organizzato sa, di conseguenza, coniugare efficienza operativa ed esperienza per i partecipanti, possibilmente con l’adozione di un approccio data-driven per personalizzare l’esperienza dell’evento in base ai dati raccolti sui partecipanti, migliorando engagement e conversioni. Giocano a vantaggio di una buona riuscita l’intervento delle tecnologie immersive e digitali e il progettare eventi eco sostenibili per rispondere ad esigenze sempre più green.
Event management come leva strategica di crescita aziendale
Quello dell’event management è quindi un asset strategico che riesce a generare valore tangibile per un’azienda, rafforzando il posizionamento del brand, ma anche ampliando la base clienti, generando così nuove opportunità commerciali e per la brand reputation. Una azienda che crea relazioni tramite gli eventi sa differenziarsi nel mercato e riesce quasi sempre a diventare punto di riferimento nel settore. Infatti l’evento rappresenta proprio quella dimensione felice all’interno della quale è possibile lasciare un impatto duraturo sui partecipanti e trasformarli in brand ambassador.
Per questo motivo, affidarsi a professionisti esperti e adottare un approccio metodologico rigoroso, studiato, rappresentano fattori chiave per garantire il successo di ogni evento e massimizzare il ritorno sugli investimenti. Operando in questo modo un evento ben organizzato non è solo un’esperienza momentanea, ma un tassello fondamentale nella costruzione di esperienze durature e relazioni solide con clienti, stakeholder e pubblico di riferimento.
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